Voor ons moest contractinformatie niet alleen ergens staan, maar vooral volledig, actueel en op tijd bruikbaar zijn.
— Contractmanager
RGF Staffing: Grip op contracten die nu wel echt compleet zijn.
Één werkbare structuur voor leveranciers en contracten.
Relatiebeheer Documentbeheer E-mailbeheer Contractbeheer Workflow Rapportage Uniek proces Koppelingen
Productiever met RGF Staffing.
Voor RGF Staffing hebben we Tim ingericht rondom iets wat in veel organisaties onderschat wordt: contractinformatie die op het juiste moment compleet, controleerbaar en bruikbaar moet zijn. In deze case draait het niet om alleen een contract opslaan, maar om het hele speelveld eromheen. Leveranciersgegevens, contractstatus, ondertekening, verlengingen, signaleringen, KPI’s, betrokken afdelingen en bijlagen moesten logisch samenkomen in één werkwijze. Met Tim wordt dat geen losse administratie meer, maar een werkbare structuur waarin contracten beter beheerd en sneller opgevolgd kunnen worden. Dat past ook goed bij de positie van RGF Staffing the Netherlands, dat zich profileert als grote HR-dienstverlener vanuit Almere met meerdere sterke merken en een duidelijke focus op schaal, kwaliteit en impact.
Ook productiever worden met dezelfde mensen?
Waar de pijn zat bij RGF Staffing:
Contractinformatie was niet altijd compleet
Een overeenkomst is pas bruikbaar als alle informatie eromheen ook klopt. Denk aan status, looptijd, ondertekening, betrokkenen en voorwaarden. Tim maakt van die losse onderdelen één dossier dat daadwerkelijk houvast geeft.
Opzegging/verlenging was vaak een verrassing
Opzegtermijn, opzegdatum, stilzwijgende verlenging, duur van verlenging en signaleringsdatum zijn allemaal expliciet onderdeel van de requirements. Daarmee wordt timing een vast onderdeel van het proces in plaats van iets dat je achteraf ontdekt.
Oude en lopende contracten liepen door elkaar
RGF Staffing wilde aparte plekken voor oude contracten en lopende contracten. Dat laat zien dat het niet alleen gaat om vastleggen, maar ook om het beheersen van levenscycli. Tim helpt om die scheiding logisch en bruikbaar te maken.
Ook herkenbaar voor jou?
Hier wordt Tim nou echt blij van!
Bij RGF Staffing is Tim ingericht als contract- en leverancierslaag voor registratie, signalering en beheersing van overeenkomsten. Binnen Tim worden leveranciersgegevens, contractmetadata, ondertekeningsinformatie, contractstatus, verlengingslogica, opzegtermijnen, signaleringsdata, betrokken afdelingen, bijlagen en contractspecifieke kenmerken in samenhang beheerd. De inrichting ondersteunt verplichte invoer, statusgestuurde verwerking, rechten per gebruikersgroep, archivering van oude contracten en rapportage via export. Daarnaast is ruimte voorzien voor KPI-registratie, spendinformatie, bijzondere afspraken en contracttypes zoals SLA, addendum, licenties en verwerkingsovereenkomsten. Daardoor ondersteunt Tim niet alleen opslag, maar ook controle, opvolging en governance binnen een contractproces met veel uitzonderingen en afhankelijkheden. Zo ontstaat één samenhangend informatiemodel voor leveranciersbeheer, contractbewaking en interne verantwoording.
Koppelingen met Tim:
-
KvK
-
OneDrive
-
Outlook
-
PDOK
-
Word
Klaar voor jouw eigen succesverhaal?
Samenwerken = vooruitgang.
Gebruikt door vooruitstrevende organisaties in heel Nederland!
