Continuïteit is voor ons heel belangrijk, want we zijn verantwoordelijk voor 118 gemeenten met totaal 9000 actieve leden. De hele administratie van de ADS loopt via Tim.
— Eddy van den End, Hoofd Financiën & ICT
Algemene Doopsgezinde Sociëteit: Een organisatie met geschiedenis heeft meer nodig dan een digitaal archief.
Stap voor stap de papierstromen digitaliseren.
Relatiebeheer Documentbeheer E-mailbeheer Ledenbeheer Workflow Uniek proces Koppelingen
Productiever met Algemene Doopsgezinde Sociëteit.
Voor de Algemene Doopsgezinde Sociëteit hebben we Tim ingericht als de centrale werkomgeving voor administratie, correspondentie en organisatie informatie. Daardoor staat relevante informatie niet meer verspreid over papier, losse documenten en afzonderlijke werkwijzen, maar bij elkaar in één informatieplatform. Dat is belangrijk voor een organisatie die werkt met een compact bureau, terwijl de informatiestroom breed is en veel disciplines raakt. Inmiddels werken ze voor 118 gemeenten en 9000 actieve leden. Juist dan wil je dat collega’s snel kunnen vinden wat nodig is, zonder eerst te moeten zoeken in verschillende plekken. Met Tim werd dat veel eenvoudiger. De administratie loopt via Tim, correspondentie wordt steeds verder gedigitaliseerd en informatie blijft toegankelijk voor iedereen die ermee moet werken.
Ook productiever worden met dezelfde mensen?
Waar de pijn zat bij Algemene Doopsgezinde Sociëteit:
Digitaliseren was altijd "iets voor later"
Bij ADS was er al langer behoefte aan een digitaal archief, maar zoiets komt vaak pas echt in beweging als er een praktisch startpunt is. Dat startpunt werd correspondentieregistratie. Tim maakte digitalisering daardoor concreet in plaats van abstract.
Informatie was niet voor iedereen bruikbaar
Voor ADS was het cruciaal dat relevante informatie niet ergens stond, maar ook echt toegankelijk was voor iedereen die ermee moest werken. Zeker in een organisatie met thuiswerk en meerdere takenstromen is dat essentieel. Tim bracht die toegankelijkheid centraal.
Organisatiekennis veel meer bundelen
Redactie, artikelen, fotoarchief, vergaderdocumenten, dossiers en zelfs dozen met doopsgezinde geschiedenis bundelen. De behoefte ging veel verder dan alleen administratie. Tim werd hier gezien als fundament voor bredere kennisontsluiting.
Ook herkenbaar voor jou?
Hier wordt Tim nou echt blij van!
Bij de Algemene Doopsgezinde Sociëteit is Tim ingericht als administratieve en documentgerichte laag voor correspondentieregistratie, digitale archivering en organisatiebrede informatieontsluiting. Binnen Tim worden uitgaande post, digitale correspondentie, administratieve gegevens, historische informatie, dossiers, vergaderdocumenten en archiefwaardige inhoud in samenhang beheerd. De inrichting ondersteunt centrale toegankelijkheid van informatie voor medewerkers, digitale verwerking van een groot deel van de correspondentie en geleidelijke uitbreiding naar bredere documentstromen zoals redactie, fotoarchief, vergaderstukken en themadossiers. Daarnaast worden ook jaarboekinformatie, personalia, organisatiestructuren en registraties rondom gemeenten en functionarissen in een gestructureerde informatieomgeving ondergebracht. Daardoor ondersteunt Tim niet alleen archivering, maar ook continuïteit, terugvindbaarheid en digitale dossiervorming binnen een organisatie met veel documenten, veel relatiecontext en veel historie. Zo ontstaat één samenhangend informatiemodel voor administratie, correspondentie, organisatiekennis en historisch beheer.
Koppelingen met Tim:
-
AccountView
-
KvK
-
OneDrive
-
Outlook
-
PDOK
-
Word
-
WordPress
Klaar voor jouw eigen succesverhaal?
Samenwerken = vooruitgang.
Gebruikt door vooruitstrevende organisaties in heel Nederland!
